Le prime versioni prevedevano semplicemente la registrazione dei dati in un file unico. Si parla di database piatto.
In un database composto da un unico file piatto ogni record e' tipicamente composto da una linea di testo; i campi del record sono di due tipi:
Alcuni sistemi operativi danno un supporto nativo alle operazioni su file piatti con record a linee e caratteri come delimitatori di campo.
Se il file non e' di solo testo ma puo' contenere dati di qualsiasi tipo, i file di dati sono spesso senza delimitatori specifici di record e di campo, e a dimensioni fisse di record e di campo date da uno schema detto tracciato record. Spetta ai programmi di gestione riconoscerne i confini.
I programmi di gestione di un file di dati debbono essere in grado di compiere delle operazioni elementari su ogni record:
La struttura algoritmica di un file di dati determina spesso la facilita' di aggiornamento e manutenzione dei dati. Possibili strutture dei record sono:
Alcune organizzazioni prevedono, oltre al file piatto di dati, un file associato di indici, che implementano una organizzazione dei dati senza modificare direttamente il file piatto di dati principali e facilitano operazioni di:
Tali operazioni prevedono la definizione di un campo del tracciato record che definisce la chiave primaria e uno o piu' campi che definiscono eventualmente chiavi secondarie.
Esiste il problema di import ed export di dati dal file di dati strutturato all'ambiente esterno o ad altri files di dati con struttura diversa. Viene spesso definito un formato di interscambio dati che e' il piu' possibile portatile tra applicativi e sistemi operativi, p.es. usando solo i caratteri stampabili ASCII.
Se un file di dati puo' rappresentare un singolo archivio tematico, allora una collezione di archivi e' facilmente implementabile come piu' files, opportunamente suddivisi in directories.
Si usa spesso il termine di banca dati per indicare una tale collezione di archivi accessibile al pubblico. In particolare si tende a parlare di banca dati per indicare i files offerti da Bulletin Board Systems accessibili via modem o da server FTP Anonimo accessibili in Internet.